Políticas de preservación de archivos digitales
La Revista Científica Multidisciplinaria en Ciencias Sociales y Humanidades Eucken reconoce la preservación digital como una responsabilidad institucional destinada a garantizar la permanencia, integridad, autenticidad, localización y accesibilidad de los contenidos científicos que publica.
Esta política establece las medidas aplicadas actualmente y las acciones programadas para reducir los riesgos asociados con fallos tecnológicos, pérdida de información, ataques informáticos, obsolescencia de formatos, cambios de infraestructura o interrupciones institucionales.
1. Objetivo
Garantizar la conservación y recuperación de los contenidos digitales publicados por la revista, procurando que permanezcan disponibles, íntegros y accesibles a largo plazo.
2. Alcance
La política se aplica a los contenidos académicos y editoriales administrados mediante la plataforma OJS de la revista, incluyendo:
- Artículos científicos.
- Ensayos académicos.
- Informes técnicos.
- Reseñas y críticas de libros.
- Editoriales y presentaciones de números.
- Archivos PDF y galeradas publicadas.
- Tablas, imágenes, anexos y archivos complementarios.
- Metadatos bibliográficos.
- Información de autores y colaboradores.
- Identificadores persistentes asignados.
- Correcciones, retractaciones y expresiones de preocupación.
- Políticas editoriales y documentación institucional pública.
- Configuraciones necesarias para el funcionamiento de OJS.
La conservación de documentos internos que contengan información personal o confidencial se realizará respetando la política de privacidad y las medidas de seguridad correspondientes.
3. Infraestructura editorial
La revista utiliza Open Journal Systems (OJS) como plataforma para la recepción, gestión, evaluación y publicación de contenidos.
OJS permite conservar y organizar:
- Manuscritos y versiones corregidas.
- Archivos de evaluación y producción.
- Galeradas publicadas.
- Metadatos de los artículos.
- Volúmenes y números.
- Historial del flujo editorial.
- Comunicaciones y decisiones editoriales.
- Información bibliográfica necesaria para identificar las publicaciones.
La conservación dentro de OJS constituye una medida de organización editorial, pero no sustituye la necesidad de mantener copias de seguridad independientes.
4. Medidas de preservación aplicadas
4.1. Conservación en la plataforma OJS
Los artículos y demás contenidos publicados se mantienen disponibles en el sitio oficial de la revista:
https://revistaeucken.com/indes/index.php/home
Cada artículo cuenta con una página individual que reúne sus metadatos y archivos de publicación disponibles.
4.2. Copias de seguridad
La revista establece como medida institucional la realización periódica de copias de seguridad de:
- Base de datos de OJS.
- Directorio de archivos cargados.
- Archivos públicos.
- Configuración del sistema.
- Módulos y temas utilizados.
- Políticas y páginas institucionales.
- Registros necesarios para recuperar el funcionamiento de la plataforma.
Se procurará realizar una copia completa al menos una vez por semana y antes de cualquier actualización, migración o modificación técnica significativa.
Las copias deberán conservarse, siempre que la infraestructura disponible lo permita, en una ubicación distinta del servidor principal. El acceso estará limitado a las personas autorizadas por la Editorial Eucken Ocampo S.A.S.
La existencia de una copia de seguridad no se considerará suficiente hasta comprobar periódicamente que sus archivos pueden ser restaurados.
4.3. Integridad de los archivos
El Equipo Editorial realizará revisiones periódicas para comprobar:
- Disponibilidad de los artículos.
- Funcionamiento de los enlaces de descarga.
- Correspondencia entre archivos y metadatos.
- Legibilidad de los documentos.
- Integridad de las galeradas.
- Funcionamiento de los enlaces DOI.
- Disponibilidad de números completos.
- Acceso a correcciones y retractaciones.
Cuando se detecte un archivo dañado, incompleto o inaccesible, se procurará restaurarlo desde la copia de seguridad más reciente que haya sido verificada.
4.4. Interoperabilidad y metadatos
La revista utiliza las funciones de interoperabilidad de OJS y la exposición de metadatos mediante OAI-PMH.
Los metadatos podrán expresarse o intercambiarse mediante formatos compatibles con los servicios utilizados por la revista, incluyendo Dublin Core y otros esquemas admitidos por OJS.
La preservación de los metadatos comprende, cuando corresponda:
- Título del artículo.
- Nombres de los autores.
- ORCID.
- Afiliaciones institucionales.
- Resúmenes y palabras clave.
- Fecha de publicación.
- Volumen, número y páginas.
- Referencias bibliográficas.
- Licencia.
- Identificadores persistentes.
- Enlace al archivo publicado.
La calidad y consistencia de estos datos se revisará progresivamente para facilitar la localización, recuperación e interoperabilidad de los contenidos.
5. Formatos de conservación
Los artículos se conservarán en los formatos utilizados oficialmente para su publicación en OJS.
La revista promoverá progresivamente:
- La utilización o conversión de documentos a PDF/A, cuando se haya verificado técnicamente que cumplen ese estándar.
- La incorporación de XML JATS, cuando exista la infraestructura necesaria para producirlo y validarlo.
- El uso de formatos abiertos o ampliamente adoptados.
- La conservación de archivos originales cuando sean necesarios para futuras conversiones.
- La migración de formatos cuando exista riesgo de obsolescencia tecnológica.
Un documento no deberá identificarse como PDF/A únicamente por tener extensión PDF. Su conformidad deberá comprobarse mediante una herramienta de validación apropiada.
6. Identificadores persistentes
La revista asignará y conservará identificadores persistentes para sus publicaciones de acuerdo con la estrategia institucional de DOI.
Cuando un artículo tenga un DOI asignado, el Equipo Editorial procurará:
- Verificar que el identificador resuelva correctamente.
- Mantener actualizada su URL de destino.
- Evitar la asignación de más de un DOI para la misma versión.
- Conservar la correspondencia entre el DOI y los metadatos del artículo.
- Corregir los metadatos cuando se identifiquen errores.
- Evitar la reutilización de un DOI en contenidos diferentes.
El DOI contribuye a identificar y localizar una publicación, pero no constituye por sí mismo un sistema de preservación digital.
7. Sistemas externos de preservación
7.1. PKP Preservation Network
La incorporación de la revista a PKP Preservation Network (PKP PN) constituye una acción programada.
Antes de declarar públicamente que este servicio se encuentra activo, deberá comprobarse:
- Compatibilidad de la versión de OJS.
- Instalación y activación del módulo correspondiente.
- Cumplimiento de los requisitos técnicos.
- Aceptación de los términos de uso.
- Transferencia efectiva de los contenidos.
- Estado satisfactorio de los depósitos.
Una vez completadas estas verificaciones, la política será actualizada para informar la fecha de activación y el alcance de la preservación realizada mediante PKP PN.
7.2. LOCKSS y CLOCKSS
La posible incorporación a LOCKSS o CLOCKSS forma parte de la planificación futura de la revista. Estos servicios no se presentarán como activos hasta que exista un acuerdo, registro o integración técnica verificable.
PKP PN constituye una alternativa de preservación distribuida basada en tecnología LOCKSS y disponible para revistas que cumplen sus requisitos técnicos. Documentación oficial de PKP PN
7.3. Repositorios externos
La revista podrá depositar copias de sus publicaciones o metadatos en repositorios académicos, institucionales o generales, siempre que:
- Se identifique claramente la versión publicada.
- Se conserve la referencia a la revista.
- Se incluya el DOI, cuando exista.
- Se respete la licencia correspondiente.
- No se genere un identificador duplicado para la misma publicación.
- Los metadatos coincidan con los registrados en OJS.
8. Protocolo de recuperación
Cuando se produzca pérdida, corrupción o inaccesibilidad de información, se aplicará el siguiente procedimiento:
- Identificar el incidente y los archivos afectados.
- Restringir temporalmente el acceso cuando exista riesgo de pérdida adicional.
- Determinar la última copia de seguridad íntegra disponible.
- Restaurar primero la base de datos, los archivos y la configuración necesarios.
- Verificar la correspondencia entre artículos, metadatos y galeradas.
- Comprobar el funcionamiento de enlaces y DOI.
- Documentar el incidente, sus causas y las acciones realizadas.
- Adoptar medidas destinadas a evitar que el problema vuelva a producirse.
- Informar públicamente cuando el incidente afecte de manera relevante el acceso a los contenidos.
Cuando exista una copia válida en un sistema externo de preservación, esta podrá utilizarse como fuente complementaria de recuperación.
Los archivos enviados originalmente por los autores podrán utilizarse únicamente como último recurso y deberán cotejarse con la versión formalmente publicada.
9. Correcciones, versiones y retractaciones
La revista conservará el registro de las modificaciones realizadas después de la publicación.
Las correcciones, retractaciones y expresiones de preocupación deberán:
- Tener una página o aviso claramente identificable.
- Estar vinculadas con el artículo afectado.
- Explicar la naturaleza de la modificación.
- Mantener accesible el registro editorial.
- Actualizar los metadatos cuando corresponda.
Los artículos no serán eliminados silenciosamente como mecanismo para ocultar errores o irregularidades. Cuando existan razones legales, éticas o de seguridad que exijan limitar el acceso, se conservará la información bibliográfica y una explicación pública, siempre que resulte jurídicamente posible.
10. Derechos de preservación
Los autores conservan los derechos reconocidos en las políticas de la revista y conceden a Revista Eucken el derecho de primera publicación, así como las autorizaciones necesarias para almacenar, reproducir, convertir, respaldar, indexar y preservar los artículos publicados.
Los contenidos se publican bajo la licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional (CC BY 4.0), salvo que exista una condición diferente expresamente indicada y jurídicamente aplicable a una publicación anterior.
Licencia: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/
Las operaciones técnicas de preservación, como la conversión de formato, generación de copias o migración de archivos, no deberán alterar el contenido académico de la obra.
11. Responsabilidad institucional
La preservación digital es responsabilidad de la Editorial Eucken Ocampo S.A.S., en coordinación con la Dirección, el Equipo Editorial y las personas responsables de la administración técnica de OJS.
Entre sus responsabilidades se encuentran:
- Supervisar las copias de seguridad.
- Controlar el acceso a los respaldos.
- Verificar la recuperación de los archivos.
- Revisar la disponibilidad del sitio.
- Mantener actualizados los metadatos.
- Documentar incidentes técnicos.
- Evaluar riesgos de obsolescencia.
- Coordinar futuras integraciones con servicios externos.
- Actualizar la política cuando se implementen nuevas medidas.
12. Revisión y mejora continua
Esta política será revisada al menos una vez al año y siempre que se produzca:
- Una migración o actualización importante de OJS.
- Un cambio de proveedor o infraestructura.
- La incorporación de un servicio externo de preservación.
- Una modificación de la estrategia DOI.
- Un incidente relevante de pérdida o inaccesibilidad.
- Un cambio en los formatos de publicación.
- La adopción de nuevos requisitos editoriales o de indexación.
Las medidas proyectadas solo se presentarán públicamente como implementadas después de verificar documental y técnicamente su funcionamiento.
13. Contacto
Las consultas relacionadas con la preservación y disponibilidad de los contenidos pueden dirigirse al Equipo Editorial mediante el formulario de contacto del sitio web o el correo institucional:
